Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

MRY AV, gevestigd aan Henegouwselaan 109, Amstelveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via PinoCrew.

Heb je vragen over je privacy? Neem contact op via privacy@mryav.nl.

2. Welke gegevens gebruiken we?

Afhankelijk van hoe je PinoCrew gebruikt, verwerken we:

• Je naam, e-mailadres en, wanneer gevraagd, telefoonnummer.
• Het hockeyteam dat je bij je inschrijving opgeeft.
• Je inschrijvingen en afmeldingen voor vrijwilligersdiensten.
• Berichten die je ons stuurt over je inschrijving.
• Bij een account: je accountgegevens, rol, teamkoppeling en beveiligd opgeslagen wachtwoord.
• Technische gegevens, zoals je IP-adres en gegevens over verzoeken en fouten, voor het functioneren en beveiligen van het platform.
• Gegevens over verzonden bevestigingen, herinneringen en andere dienstberichten.

Vul in vrije tekstvelden geen medische gegevens of andere gevoelige persoonsgegevens in.

3. Waarom gebruiken we deze gegevens?

• Om je inschrijving te verwerken en de bezetting van diensten te organiseren.
• Om je een bevestiging, herinnering of bericht over wijzigingen te sturen.
• Om zo nodig contact met je op te nemen over je dienst.
• Om de inzet per team bij te houden.
• Om accounts en toegangsrechten te beheren.
• Om het platform te onderhouden, fouten op te lossen en misbruik te voorkomen.

Velden die verplicht zijn, herken je in het formulier. Zonder de noodzakelijke gegevens kunnen we je inschrijving of accountaanvraag niet verwerken.

4. Op welke grondslag doen we dit?

Voor de organisatie van vrijwilligersdiensten en de bijbehorende communicatie beroepen we ons op ons gerechtvaardigde belang: het organiseren van voldoende vrijwilligersinzet voor de vereniging en het informeren van deelnemers.

Voor accountbeheer en beveiliging beroepen we ons op ons gerechtvaardigde belang om het platform betrouwbaar te laten functioneren en persoonsgegevens te beschermen.

We beperken de verwerking tot wat hiervoor noodzakelijk is en wegen onze belangen af tegen jouw privacybelangen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang.

Als we voor een afzonderlijk, vrijwillig doel toestemming vragen, leggen we dat daarbij uit. Die toestemming kun je altijd intrekken. Intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. Wie kan je gegevens bekijken?

Bevoegde beheerders, coördinatoren en, waar nodig, teambegeleiders kunnen gegevens bekijken die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden. Hun toegang wordt beperkt tot de relevante taken en teams.

We gebruiken dienstverleners voor hosting, technisch beheer en het versturen van e-mails. Dit is de PLESK hoofdserver van MRY AV, onder beheer van Strato en Mailgun voor de verzorging van notificaties. Zij ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun dienstverlening. Waar zij namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Inschrijf- en contactgegevens: tot einde zaalseizoen / eind afbouwperiode.
• Accountgegevens: 12 maanden.
• E-mail- en technische logs: 4 weken.
• Back-ups: 12 maanden.

Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens. Als gegevens langer nodig zijn vanwege een wettelijke verplichting of een concreet geschil, bewaren we alleen wat daarvoor noodzakelijk is.

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.